Rozliczanie umów cywilnoprawnych, np. zlecenie i o dzieło, realizuje zleceniodawca jako płatnik. Potrąca zaliczkę na PIT (progresywny dla zlecenia, 50% ryczałt dla dzieła) oraz składki ZUS z zlecenia (zwolnienie dla studentów do 26 lat). Brak ZUS z umowy o dzieło. Wpłaty do US i ZUS do 20. dnia miesiąca następnego po wypłacie.
Umowa zlecenie czy umowa o dzieło decyduje o sposobie rozliczenia składek ZUS i podatku PIT, wpływa to na koszty zatrudnienia. Wybranie zależy od charakteru pracy: zlecenie to świadczenie usług, a dzieło – konkretny rezultat (np. projekt graficzny). Przepisy różnią się mocno, przede wszystkim po zmianach z 1 stycznia 2021 r., gdy umowy o dzieło z własnym pracodawcą stały się oskładkowane. Podatnik musi dokładnie zakwalifikować umowę, by uniknąć kontroli ZUS i US. Na przykład, przy umowie zlecenie obowiązkowe są składki emerytalna (19,52%), rentowa (8%) i wypadkowa (1,67%). Umowa o dzieło zazwyczaj omija ZUS-u, dając ryczałt PIT 20% lub koszty uzyskania przychodu do 50% dla twórców. Jakie są podstawą różnice w opłacaniu składek ZUS na umowie zlecenie i umowie o dzieło?
Rozliczenie składek ZUS: pełna ochrona czy wyjątek?
Przy umowie zlecenie zleceniobiorca podlega pełnemu oskładkowaniu ZUS, z wyjątkiem studentów do 26. roku życia (zwolnienie do r.). Obowiązkowe składki to podstawa emerytalno-rentowa (27,52%), wypadkowa zależna od kodu ryzyka (średnio 1,67%) oraz zdrowotna 9% od dochodu po odliczeniu składek społecznych. Chorobowa jest dobrowolna (2,45%), ale zalecana dla zasiłków. Zleceniodawca odprowadza składki w terminie do 15. dnia miesiąca następnego.
Dla umowy o dzieło ZUS nie jest wymagany, jeśli nie jest to własny pracodawca – to główna zaleta dla firm (brak obciążeń 30-35% pensji). Wyjątek: od 2021 r. umowy z własnym pracodawcą traktowane jak etat, z pełnymi składkami (emerytalna + rentowa + zdrowotna). Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (20%) upraszcza PIT dla dzieł nietwórczych. Dla autorów kosztów uzyskania przychodu wynoszą 50%, co obniża podstawę opodatkowania do połowy przychodu.
Poniższa tabela porównuje podstawowe aspekty:
| Aspekt | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło |
|---|---|---|
| Składki ZUS społeczne | Obowiązkowe (ok. 27,52% + wyp.) | Brak (wyjątek: własny pracodawca) |
| Składka zdrowotna | 9% od podstawy | Brak (wyjątek jak wyżej) |
| PIT | Zaliczka miesięczna 17%/32% | Ryczałt 20% lub 50% KUP |
| Rozliczenie roczne | PIT-37 z ulgami | PIT-36/37, opcja ryczałtu |
| Zwolnienie dla studentów | Do 26 lat (całkowite) | Brak |
Podatki PIT: jak wybrać odpowiednie rozliczenie?
Czy umowa zlecenie podlega wyższemu opodatkowaniu niż umowa o dzieło bez ZUS? Tak, bo zaliczka PIT (17% do 120 tys. zł, 32% powyżej) plus składki podnoszą obciążenie do 40-45%. Przy dziele „ryczałt 20% od przychodów” (art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT) pozwala na prostotę – bez odliczeń, ale bez ZUS. Przykładowo, przy przychodzie 5000 zł zlecenie netto to ok. 3200 zł po ZUS i PIT, dzieło – 4000 zł.
Dla optymalizacji stosuj:
- Umowę o dzieło do rezultatów (np. raport, tłumaczenie).
- Zlecenie do usług ciągłych (np. opieka).
- Ryczałt dla małych firm (limit 2 mln euro obrotu rocznie).
- Deklaracje ZUS DRA miesięcznie dla zlecenia.
Rozliczanie umowy zlecenie i umowy o dzieło wymaga zrozumienia ważnych różnic w składkach ZUS oraz podatkach dochodowych. Jak rozliczać umowę zlecenie z ZUS to częste pytanie wśród zleceniobiorców, ponieważ ta forma zatrudnienia obligatoryjnie podlega ubezpieczeniom społecznym.
Różnice w obowiązkowych składkach ZUS: zlecenie kontra dzieło
Umowa zlecenie zazwyczaj oznacza pełne oskładkowanie – emerytalne 9,76 proc., rentowe 1,5 proc., wypadkowe zależne od branży (od 0,4 do 3,33 proc.) oraz zdrowotne 2,45 proc. od podstawy po odliczeniu składek społecznych. Zleceniodawca jako płatnik zgłasza zleceniobiorcę do ZUS w ciągu 7 dni i odprowadza składki do 15. dnia miesiąca następnego. Wyjątkiem są studenci poniżej 26. roku życia lub osoby z innymi tytułami do ubezpieczeń, gdzie składki ZUS od umowy zlecenie mogą być zerowe. W r. minimalna podstawa dla zlecenia bez emerytury wynosi 3 490 zł (75 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia).
Jednak umowa o dzieło jest zwolniona ze składek społecznych i wypadkowych, chyba że dzieło tworzy twórca prowadzący działalność autorską z własnym ZUS. Pozostaje tylko składka zdrowotna 9 proc. od przychodu, odprowadzana przez zamawiającego. To czyni ją tańszą dla obu stron – np. przy wynagrodzeniu 5 000 zł brutto oszczędność na ZUS to ok. 1 200 zł w porównaniu z zleczeniem.
Podatki dochodowe: PIT od wynagrodzenia z obu umów
Obie umowy rozlicza się poprzez zaliczkę na PIT-36L lub skalę podatkową (12/32 proc.), z kwotą wolną 30 000 zł rocznie. Zleceniodawca pobiera zaliczkę 12 proc. minus koszty uzyskania przychodu (20 proc. dla zlecenia, 50 proc. dla twórców na dziele) i odprowadza do 20. dnia następnego miesiąca. Przykład: z 4 000 zł z zlecenia po kosztach 800 zł, podstawa 3 200 zł, zaliczka 384 zł minus ulga 300 zł = 84 zł do zapłaty. Dla dzieła bez praw autorskich koszty to tylko 20 proc., co zwiększa podstawę opodatkowania. Roczne rozliczenie PIT-37 pozwala odliczyć nadpłaty i składki zdrowotne.
Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS i US wymaga ścisłego przestrzegania terminów, by uniknąć kar finansowych. Podstawowe terminy opłacania składek ZUS z umów zlecenia wynoszą 15 dni po zakończeniu miesiąca kalendarzowego. Przedsiębiorcy muszą zgłaszać zleceniobiorców na ubezpieczenia w ciągu 7 dni od zawarcia umowy.
Terminy i deklaracje ZUS w rozliczaniu umów cywilnoprawnych z ZUS i US
Dla umowy zlecenia podstawą wymiaru składek społecznych jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w ostatnim roku, czyli ok. 4812 zł, co daje składkę emerytalną 19,52% i rentową 8%. Umowa o dzieło podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (9% od przychodu), chyba że z własnym biznesem. Deklaracje ZUS RCA, RZA i DRA składa się elektronicznie do 15. dnia miesiąca następnego. W r. ZUS nałożył kary za opóźnienia na kwotę ponad 1,2 mld zł.
Kroki przydatnego rozliczenia z Urzędem Skarbowym
Płatnik pobiera zaliczkę na PIT według skali 12%/32%, odprowadzając ją do 20. dnia następnego miesiąca. PIT-11 dla zleceniobiorcy należy przesłać do US do 31 stycznia roku następnego, a kopię wydać do końca lutego.
Podstawowe obowiązki rozliczeniowe:
- Zgłoszenie zleceniobiorcy ZUA/ZUS ZUA w 7 dni od umowy.
- Obliczenie składek ZUS do 10. dnia po miesiącu.
- Przesłanie deklaracji ZUS DRA do 15. dnia.
- Opłacenie składek ZUS do 15. dnia miesiąca.
- Pobranie zaliczki PIT według stawki 12%.
- Przekazanie zaliczki PIT do US do 20. dnia.
- Wystawienie PIT-11 do 31 stycznia.
- Przechowanie dokumentacji przez 5 lat.
Jak rozliczyć umowę o dzieło w US bez błędów? Wystarczy odjąć koszty uzyskania przychodu (50% dla twórczych dzieł) i potrącić ZUS zdrowotny. W r. próg podatkowy bez PIT to 30 tys. zł rocznie dla niektórych zleceniobiorców.
| Element | ZUS | US |
|---|---|---|
| Termin deklaracji | 15. dzień | 20. dzień (zaliczka) |
| Składka/podatek | Emerytalna 19,52% | PIT 12%/32% |
| Dokument | ZUS DRA | PIT-11 |
| Kara za opóźnienie | Do 100% należności | Odsetki 8% rocznie |
Kiedy płacić składki ZUS od umowy zlecenia? Obowiązek ten pojawia się, gdy umowa zlecenie staje się podstawowym źródłem dochodu i nie chronią Cię zwolnienia. Na przykład, jeśli nie masz etatu na poziomie co najmniej płacy minimalnej, czyli 4242,20 zł brutto od 1 stycznia roku, ZUS wymaga opłacania ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Zleceniodawca zgłasza Cię wtedy do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od podpisania umowy.
Kiedy obowiązkowe ubezpieczenia społeczne z umowy zlecenia?
Przykłady: studenci i emeryci zwolnieni ze składek
Studenci do 26. roku życia nie płacą żadnych składek ZUS z umowy zlecenia, nawet jeśli zarabiają powyżej minimalnej pensji – to zwolnienie działa do końca roku akademickiego. Po przekroczeniu 26 lat lub utracie statusu studenta, obowiązek opłacania składek ZUS z umowy zlecenia wraca automatycznie, z podstawą nie niższą niż 3600 zł miesięcznie w ostatnim roku dla emerytalnego i rentowego. Emeryci i renciści zazwyczaj wystrzegają się składek społecznych, płacąc tylko zdrowotną w wysokości 9% od wynagrodzenia. Pracownik na pełnym etacie z wynagrodzeniem powyżej minimalnej stawki nie odprowadza składek z kolejnej umowy zlecenia – zleceniodawca zgłasza tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Gdy jednak etat spada poniżej minimalnego wynagrodzenia, np. do 3000 zł, to zlecenie staje się tytułem do pełnych ubezpieczeń, z sumą składek ok. 1500 zł miesięcznie. W ostatnim roku ZUS zaostrzył kontrole, karząc za niezgłoszenie nawet 2500 zł kary administracyjnej. Zawsze sprawdzaj status w PUE ZUS przed podpisaniem umowy.
